УТВЪРДИЛ: ………………..
СЕКРЕТАР: /Иванка Велкова/
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
В ОБЩИНА КУЛА
І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1. Настоящите правила за административното обслужване в Община Кула служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.
Чл.2. Административното обслужване в Община Кула се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Хартата на клиента на Общината.
Чл.3./1/ „Административно обслужване“ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Кула.
/2/ „Административна услуга“ е:
1. Издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2. Издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3. Извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
4. Консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
5. Експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.
ІІ. ИЗВЪРШВАНЕ НА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.4./1/ Административното обслужване в Община Кула се осъществява чрез Център за услуги и информация на гражданите” (ЦУИГ), обозначен с указателни табели, в сградата на Общината с адрес гр. Кула, ул. „Възраждане” №38 и вход от към ул. “Х. Димитър”.
/2/ Административното обслужване в Община Кула се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината, и съответните институции и организации при извършване на интегрирани административни услуги.
/3/ Административното обслужване се извършва чрез автоматизирана деловодна информационна система с активирана функция за контрол по изпълнението на сроковете за предоставяне на административните услуги.
/4/ Администрацията осигурява удобен и лесен достъп за хора с увреждания до звеното за административно обслужване.
Чл.5.Символите на Община Кула, се използват при:
1. Изготвяне на информационни и промоционални материали;
2. Изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.
Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.
Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента.
Чл.8. /1/ Работното време за работа с клиенти в „Центъра за услуги и информация” е от 8,00 до 17,00 часа.
/2/ Работещите в центъра служителите се сменят на ротационен принцип по график изготвен от началник отдел „АПОН”.
/3/ В случаите,когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на обявеното работно време,работата продължава до приключване на тяхното обслужване,но не повече от два астрономически часа след обявеното работно време.
/4/ В ЦИУГ се установява различен ред за ползване на почивките,така че да се осигури непрекъсваем режим на работа с потребителите в рамките на обявеното работно време.
ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл. 9. Информацията за административното обслужване следва да бъде:
1. Ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. Достъпна за хора с увреждания;
3. Без абревиатури, съкращения и препратки.
Чл.10./1/ Информация за предоставяните от Община Кула услуги може да бъде получена от:
1. ЦИУГ към общинска администрация Кула на адрес ул. “Възраждане” № 38, ет.1
2. Телефон 0938/ 20 – 20 вътр. 26 и 29
3. Интернет адрес.www.kula.hit.bg;
4. Местата по чл.4, ал.1 от настоящите Правила.
/2/ Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:
На местата посочени в чл. 4, ал.1 от настоящите Правила;
Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила промени в нормативните актове;
/2/ Актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет-страницата на общината;
/3/ Наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги, утвърден със заповед на Министъра на държавната администрация и административната реформа;
/4/ Организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на секретаря на общината с непосредственото участие на служителите от структурните звена(чл.16,ал.6 от НАО), съгласувана и одобрена от ръководителите.
ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО
Чл.12./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.
/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите в деловодството с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на Секретаря на Общината.
Чл.13./1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в деловодството, което организира изпълнението по служебен ред.
Чл.14./1/ Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологични карти на процесите.
/2/ Технологичните карти на процесите се изготвят за всяка административна услуга, или за група услуги по направления на дейност, когато технологията е принципно обща.
V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ
Чл.15. /1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в деловодството, ръководителите и служителите в в Община Кула се задължават:
1. Да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на информационния масив в деловодството на ЦИУГ;
2. Да подават информация за предстоящите търгове и конкурси и сроковете за приемане на предложения и оферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация в деловодството на ЦИУГ;
3. Да подпомагат служителя от деловодството с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите.
/2/ Служителите от деловодството на ЦИУГ могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Кула, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл.16./1/ Служителите от местата по чл. 4, ал.1 от настоящите Правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и решения и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.
/2/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
1. Да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;
2. След приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;
3. Да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. Да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
5. Да предоставят незабавно за регистрация незаведени преписки/ кореспонденция от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
6. Да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
7. Да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
8. При отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
9. При напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
10. Да предават документите за експедиция в деловодството с:
• точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);
• с входящия номер на писмото, на което се отговаря.
Чл.17. Ръководителите на структурни звена са длъжни:
1. Да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител върху документа подлежащ на регистрация и контрол на документооборота;
2. Да контролират движението на документите и на изпълнението на поставените задачи; Да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
3. Да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; При напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;
Чл.18./1/ След като се заведат и регистрират чрез автоматизираната деловодна информационна система за регистрация и контрол на документооборота в деловодството, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.
/2/ Исканията за извършване на административна услуга предоставяна от отдел “Местни данъци и такси”, подадени в деловодството на „ЦИУГ”, се предават на ръка на съответните длъжностни лица за изпълнение.
Чл.19./1/ Кметът, Зам.-кмета и секретарят преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции, началници на отдели или други служители в Общинската администрация.
/2/ Ръководителите на дирекции, отдели и сектори възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.
/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.
Чл.20./1/ Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в деловодната система на Общината.
/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.
/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.
/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.
/5/ Когато задачата е възложена на повече от един изпълнители, становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.
Чл.21./1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на Общината, при негово отсъствие от зам.-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА от определеното със Заповедта на Кмета лице.
Чл.22. При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласува с прекия ръководител, директор дирекция и зам.-кмет, и към него се прилага и искането/ жалбата или преписката, по повод на които е съставен.
Чл.23./1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на Общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, и един екземпляр за архивиране, заедно с преписката, при отговарящия за изпълнението.
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.
VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ
Чл.24./1/ Община Кула приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.
/2/ Пред Община Кула потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.
/3/ Писмените искания, приети от служителите в деловодството, се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията за документооборота в Община Кула.
/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията за документооборота в Община Кула.
/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Кула.
/6/ За исканията, подадени по пощата, в извън работно време сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.
Чл.25./1/ Община Кула, за определен вид административни услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на община Кула извършва:
1. Обикновена услуга – в рамките на 10 работни дни;
2. Бърза услуга – в рамките на 5 работни дни и
3. Експресна услуга – в рамките на един работен ден.
/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги, извършвани от Община Кула, приета от Общински съвет Кула.
Чл.26. При работа с клиенти служителите от деловодството спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Кула с Хартата на клиента.
Чл.27./1/ Община Кула създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:
1. Анкетна кутия за коментари, похвали или оплаквания на специално поставените места;
2. В книга за впечатления
3. По пощата на адрес на общината
4.На горещ телефон 22-23 (секретар на Община Кула) и 22-28 (дежурни по община)
6.Приемен ден на кмета:вторник от 10.00 до 12.00 и четвъртък от14-16 часа
7. Сигнали за корупция в общинска администрация се подават към Интернет сайта на Комисията за превенция и противодействие на корупцията към Министерския съвет(аnticorruption.government.bg/report/contens.aspx?p=12)
/2/ Община Кула проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно, съгласно методология, утвърдена от Министъра на държавната администрация и административната реформа.
/3/ Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността;
/4/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.
VІІ. КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И СПАЗВАНЕТО НА СРОКОВЕТЕ
Чл.28. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.
1.Организацията и контролът по изпълнението на задълженията по ал.1-5 се извършват от секретаря на Общината.
Чл.29./1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
1. Кмет;
2. Заместник-кмет;
3. Секретар;
4. Ръководители на звена – директори на дирекции и началници на отдели.
/2/.Началник-отдел ”АПОН”
/3/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им лично в ЦИУГ или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.
Чл.30./1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.
/2/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
/3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
/4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в деловодната система.
Чл.31. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Инструкция за деловодната дейност.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1./1/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите в деловодството с непосредственото участие и контрол на ръководителите на съответните структурните звена в срок до 3 /три/ месеца от утвърждаването на Вътрешните правила.
/2/ Технологичните карти на процесите се утвърждават от Секретаря на Общината, и стават неразделна част от настоящите Правила.
§2. Технологичните карти на процесите се въвеждат в деловодната система за регистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността на контрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрез автоматизирането му.
§3. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
§4. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от Секретаря на Общината.
§5. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за общите правила за административното обслужване.
§6. Правилата влизат в сила от 01.06.2008г. и се обявяват по реда на чл.28, ал.2 от АПК.
